鉴于荷兰留学生由我系进行管理，2月21日在2107办公室召开了此项工作协调会。会议由文化艺术系主任刘桦主持，文化艺术系副书记彭艳、党政办公室主任邓燕红、学管干事李佳芳、辅导员唐康参加了会议。
刘桦主任指出在教学方面侧重语言关的教学。前2周，主要做好语言突击工作，后6周进入16级汉语1班进行学习。并要求为他们制定专门的教学计划、教学内容和授课方案，安排有对外汉语教学背景的老师担任语言教师。
在日常管理方面，安排英语口语好且有对外汉语教学背景的罗茜老师担任班主任，并安排了2名英语口语较好的男生作为他们日常生活助手。